Chính sách quyền riêng tư

ARCANIC TECHNOLOGIES., JSC ("Arcanic", "chúng tôi") cung cấp các giải pháp AI và dịch vụ liên quan cho doanh nghiệp và tổ chức.

Chính sách quyền riêng tư này giải thích cách chúng tôi thu thập, sử dụng, tiết lộ và bảo vệ dữ liệu cá nhân khi bạn truy cập website arcanic.ai ("Website"), liên lạc với chúng tôi, hoặc sử dụng các giải pháp AI và dịch vụ liên quan của chúng tôi ("Dịch vụ"). Chính sách cũng giải thích các quyền của bạn và cách thực hiện các quyền đó.

Dữ liệu chúng tôi xử lý thay mặt khách hàng. Khi xây dựng hoặc vận hành một giải pháp cho khách hàng doanh nghiệp, chúng tôi thường xử lý dữ liệu cá nhân có trong tài liệu, hệ thống và các cuộc hội thoại của người dùng của khách hàng đó, thay mặt khách hàng. Trong trường hợp này, khách hàng quyết định cách dữ liệu được sử dụng, và việc xử lý của chúng tôi được điều chỉnh bởi hợp đồng giữa chúng tôi và khách hàng. Nếu bạn là người dùng cuối của một giải pháp do khách hàng của chúng tôi triển khai, vui lòng liên hệ tổ chức đó khi có câu hỏi về quyền riêng tư.

1. Dữ liệu cá nhân chúng tôi thu thập

Dữ liệu bạn cung cấp cho chúng tôi

• Dữ liệu định danh và liên hệ: họ tên, chức danh, tổ chức, địa chỉ email và số điện thoại của bạn khi bạn điền biểu mẫu liên hệ, yêu cầu demo hoặc báo giá, đăng ký nhận tin, hoặc tạo tài khoản.
• Trao đổi công việc: nội dung email, tin nhắn, biên bản họp và các trao đổi khác giữa bạn và chúng tôi, bao gồm yêu cầu và tài liệu bạn chia sẻ trong quá trình xác định phạm vi và triển khai.
• Dữ liệu tài khoản: thông tin đăng nhập, vai trò người dùng và thiết lập cho các Dịch vụ yêu cầu tài khoản.
• Dữ liệu đầu vào và Kết quả đầu ra: nội dung bạn đưa vào Dịch vụ (như câu lệnh, câu hỏi và tệp tải lên) và các câu trả lời mà Dịch vụ tạo ra. Nếu bạn đưa dữ liệu cá nhân vào Dữ liệu đầu vào, chúng tôi sẽ xử lý dữ liệu đó và dữ liệu có thể xuất hiện trong Kết quả đầu ra.
• Góp ý: đánh giá, nhận xét và đề xuất về Dịch vụ. Nếu bạn đánh giá một Kết quả đầu ra, chúng tôi có thể lưu cuộc hội thoại liên quan cùng với góp ý của bạn.
• Dữ liệu thanh toán: thông tin người liên hệ thanh toán và thông tin xuất hoá đơn của khách hàng doanh nghiệp.

Dữ liệu chúng tôi thu thập tự động

• Dữ liệu thiết bị và kết nối: địa chỉ IP, loại trình duyệt, hệ điều hành, loại thiết bị, múi giờ và vị trí gần đúng suy ra từ địa chỉ IP.
• Dữ liệu sử dụng: các trang bạn truy cập, liên kết bạn nhấp vào, tính năng bạn sử dụng, và ngày giờ truy cập.
• Dữ liệu nhật ký và khắc phục sự cố: nhật ký hệ thống, báo cáo lỗi và dữ liệu hiệu năng giúp chúng tôi duy trì hoạt động của Dịch vụ.
• Cookie và công nghệ tương tự: chúng tôi dùng cookie để vận hành Website, ghi nhớ tuỳ chọn của bạn và hiểu cách Website được sử dụng. Bạn có thể quản lý hoặc tắt cookie trong phần cài đặt trình duyệt.

Dữ liệu từ các nguồn khác

Chúng tôi có thể nhận thông tin liên hệ công việc từ đối tác, đơn vị tổ chức sự kiện, hoặc các nguồn thông tin nghề nghiệp công khai, chẳng hạn khi bạn được giới thiệu với chúng tôi với tư cách khách hàng hoặc đối tác tiềm năng.

2. Cách chúng tôi sử dụng dữ liệu cá nhân

Chúng tôi sử dụng dữ liệu cá nhân để:

• Phản hồi yêu cầu của bạn và chuẩn bị đề xuất, ước tính và bản demo;
• Cung cấp, duy trì và hỗ trợ Dịch vụ, bao gồm tạo và quản lý tài khoản;
• Liên lạc với bạn về dự án, cập nhật dịch vụ và các vấn đề hành chính;
• Gửi bản tin và thông tin tiếp thị khi bạn đã đồng ý nhận;
• Xuất hoá đơn và thu tiền;
• Giám sát, bảo mật và khắc phục lỗi cho Website và Dịch vụ, và ngăn chặn gian lận, lạm dụng và sử dụng sai mục đích;
• Cải thiện Website và Dịch vụ, bao gồm phân tích dữ liệu sử dụng tổng hợp;
• Tuân thủ nghĩa vụ pháp lý và phản hồi yêu cầu hợp pháp của cơ quan có thẩm quyền; và
• Xác lập, thực hiện hoặc bảo vệ các yêu cầu pháp lý.

Huấn luyện mô hình AI. Chúng tôi không sử dụng Dữ liệu đầu vào, Kết quả đầu ra hoặc nội dung khác của khách hàng để huấn luyện hoặc tinh chỉnh mô hình AI cho khách hàng khác. Chúng tôi chỉ huấn luyện hoặc tinh chỉnh mô hình trên dữ liệu của một khách hàng cho chính giải pháp của khách hàng đó, khi hợp đồng giữa chúng tôi và khách hàng có quy định.

3. Cơ sở pháp lý của việc xử lý

Chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân theo các luật bảo vệ dữ liệu áp dụng cho chúng tôi và cho bạn. Các luật này bao gồm Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 của Việt Nam và, khi áp dụng, Quy định chung về bảo vệ dữ liệu (GDPR) của Liên minh châu Âu và Vương quốc Anh cùng luật bảo vệ dữ liệu của các quốc gia khác nơi khách hàng và người dùng của chúng tôi sinh sống. Tuỳ theo mục đích, chúng tôi dựa trên các cơ sở sau:

4. Cách chúng tôi chia sẻ dữ liệu cá nhân

Chúng tôi không bán dữ liệu cá nhân. Chúng tôi chỉ chia sẻ dữ liệu cá nhân trong các trường hợp sau:

• Nhà cung cấp dịch vụ: các công ty giúp chúng tôi vận hành hoạt động kinh doanh, như nhà cung cấp hạ tầng đám mây, mô hình AI, email, phân tích và kế toán. Họ chỉ được xử lý dữ liệu cá nhân theo chỉ dẫn của chúng tôi và phải bảo vệ dữ liệu đó. Danh sách các bên xử lý phụ chính được cung cấp khi có yêu cầu qua [email protected].
• Tổ chức của bạn: nếu bạn sử dụng Dịch vụ thông qua nơi làm việc hoặc một tổ chức khác, quản trị viên của tổ chức đó có thể truy cập tài khoản và nội dung của bạn.
• Cố vấn chuyên môn: luật sư, kiểm toán viên và kế toán viên chịu nghĩa vụ bảo mật.
• Cơ quan có thẩm quyền: cơ quan nhà nước hoặc cơ quan thực thi pháp luật khi pháp luật yêu cầu, hoặc khi việc tiết lộ là cần thiết một cách hợp lý để bảo vệ quyền, sự an toàn hoặc tài sản của Arcanic, khách hàng của chúng tôi hoặc người khác.
• Giao dịch doanh nghiệp: bên mua hoặc bên kế thừa trong một thương vụ sáp nhập, mua lại, hoặc bán toàn bộ hay một phần hoạt động kinh doanh của chúng tôi, theo Chính sách quyền riêng tư này.
• Khi có sự đồng ý của bạn: trong mọi trường hợp khác mà bạn đã đồng ý hoặc yêu cầu chúng tôi chia sẻ dữ liệu.

5. Chuyển dữ liệu ra nước ngoài

Chúng tôi và các nhà cung cấp dịch vụ của chúng tôi, như nhà cung cấp hạ tầng đám mây và mô hình AI, có thể lưu trữ hoặc xử lý dữ liệu tại các quốc gia khác với nơi bạn sinh sống. Khi chuyển dữ liệu cá nhân qua biên giới, chúng tôi thực hiện theo pháp luật hiện hành, bao gồm việc lập và duy trì các hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu theo yêu cầu, và áp dụng các biện pháp bảo vệ phù hợp về hợp đồng và kỹ thuật, như các điều khoản hợp đồng mẫu khi GDPR của EU hoặc Vương quốc Anh được áp dụng. Khi khách hàng yêu cầu dữ liệu phải được lưu tại một địa điểm cụ thể, chúng tôi sẽ thoả thuận điều này trong hợp đồng với khách hàng.

6. Lưu trữ dữ liệu

Chúng tôi chỉ lưu giữ dữ liệu cá nhân trong thời gian cần thiết cho các mục đích nêu trong Chính sách quyền riêng tư này, bao gồm để cung cấp Dịch vụ, đáp ứng các yêu cầu về pháp lý, thuế và kế toán, và giải quyết tranh chấp. Nội dung của khách hàng được lưu giữ, trả lại hoặc xoá theo hợp đồng với khách hàng. Khi dữ liệu không còn cần thiết, chúng tôi xoá hoặc ẩn danh hoá dữ liệu đó.

7. Bảo mật

Chúng tôi áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức nhằm bảo vệ dữ liệu cá nhân khỏi bị mất, sử dụng sai mục đích, truy cập, tiết lộ, thay đổi hoặc phá huỷ trái phép. Các biện pháp này bao gồm kiểm soát truy cập, mã hoá khi truyền tải, ghi nhật ký, và nghĩa vụ bảo mật đối với nhân sự. Không có hệ thống nào an toàn tuyệt đối, vì vậy chúng tôi không thể bảo đảm an toàn tuyệt đối. Nếu xảy ra sự cố vi phạm dữ liệu cá nhân, chúng tôi sẽ thông báo cho các bên bị ảnh hưởng và cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

8. Quyền của bạn

Tuỳ theo luật áp dụng đối với bạn, bạn có thể có quyền:

• Được biết về việc xử lý dữ liệu cá nhân của mình;
• Đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý, mà không ảnh hưởng đến việc xử lý đã diễn ra trước khi rút lại;
• Truy cập dữ liệu cá nhân của mình và nhận bản sao;
• Chỉnh sửa dữ liệu cá nhân không chính xác hoặc chưa đầy đủ;
• Xoá dữ liệu cá nhân của mình, trừ các trường hợp ngoại lệ theo pháp luật;
• Hạn chế hoặc phản đối một số hoạt động xử lý, bao gồm tiếp thị trực tiếp;
• Di chuyển dữ liệu, khi áp dụng; và
• Khiếu nại tới cơ quan bảo vệ dữ liệu có thẩm quyền.

Để thực hiện các quyền của mình, vui lòng gửi email tới [email protected]. Chúng tôi có thể cần xác minh danh tính của bạn trước khi xử lý yêu cầu. Chúng tôi sẽ phản hồi trong thời hạn theo quy định của pháp luật hiện hành. Bạn có thể huỷ đăng ký nhận email tiếp thị bất cứ lúc nào bằng liên kết trong mỗi email.

Chúng tôi không thể luôn bảo đảm tính chính xác của Kết quả đầu ra do AI tạo ra. Nếu một Kết quả đầu ra chứa dữ liệu cá nhân không chính xác về bạn, bạn có thể yêu cầu chúng tôi chỉnh sửa và chúng tôi sẽ nỗ lực hợp lý để thực hiện.

9. Trẻ em

Website và Dịch vụ của chúng tôi dành cho doanh nghiệp và không hướng tới trẻ em dưới 18 tuổi. Chúng tôi không cố ý thu thập dữ liệu cá nhân của trẻ em. Nếu bạn cho rằng một trẻ em đã cung cấp dữ liệu cá nhân cho chúng tôi, vui lòng liên hệ [email protected] và chúng tôi sẽ xoá dữ liệu đó khi phù hợp.

10. Thay đổi Chính sách quyền riêng tư

Chúng tôi có thể cập nhật Chính sách quyền riêng tư này theo thời gian. Chúng tôi sẽ đăng phiên bản cập nhật trên Website và thay đổi ngày hiệu lực ở trên. Nếu có thay đổi quan trọng, chúng tôi sẽ thông báo bổ sung khi phù hợp.

11. Liên hệ

Nếu bạn có câu hỏi, yêu cầu hoặc khiếu nại về Chính sách quyền riêng tư này hoặc về cách chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân, vui lòng liên hệ:

ARCANIC TECHNOLOGIES., JSC

• Địa chỉ đăng ký: Số 23, Ngõ 194 Đội Cấn, Phường Ngọc Hà, Hà Nội, Việt Nam
• Mã số D-U-N-S: 683832096
• Email: [email protected]
• Cán bộ bảo vệ dữ liệu: liên hệ qua [email protected]

Bạn cũng có thể có quyền khiếu nại tới cơ quan bảo vệ dữ liệu nơi bạn sinh sống hoặc làm việc.